Quando se fala em contabilidade para síndicos, a palavra “contabilidade” pode assustar os mais leigos. Segundo o dicionário Aurélio, o termo significa “Arte de escriturar livros comerciais; escrituração de contas; Cálculo”. Podemos dizer, sobretudo, que a contabilidade no âmbito de condomínios é sinônimo de transparência administrativa. Para síndicos, portanto, é também estar em dia com a legislação. De acordo com a LEI Nº 10.406, os síndicos são responsáveis pela prestação de contas em assembleia geral, ainda que a administração do condomínio seja terceirizada.
Então, para cumprir tal dever é preciso ter auxílio de um contador? Neste artigo, portanto, separamos algumas dicas de contabilidade para síndicos que se depararam com dificuldades nessa etapa na administração do condomínio.
Contratar ou não um contador?
Transparência é sinônimo de uma administração de qualidade. Para que isso aconteça na prática, é necessário elaborar demonstrativos que prestem conta de toda a situação econômica e financeira do condomínio.
Neste ínterim, existe a possibilidade da contratação terceirizada de um profissional de contabilidade que além de facilitar os processos jurídicos e burocráticos. Isso porque, desta forma, diminuem-se os riscos de fraudes como falta de pagamento de fornecedores, ausência de recolhimento tributos, entre muitos outros. Assim, garante segurança e confiabilidade aos síndicos, diretoria, administradora e condôminos.
Ainda assim talvez você prefira não terceirizar estes serviços. Neste caso, precisará de mais atenção e cuidado aos detalhes que citaremos a seguir.
Contabilidade para síndicos: prestação de contas
O Código Civil prevê que a prestação de Contas deve ser elaborada e aprovada anualmente em assembleia. Desta forma, a maioria dos condomínios reserva o início do ano para definir tais atividades.
Neste cenário, e dentro da prestação de contas, existem algumas informações que não podem faltar. São eles: demonstrativo de despesas, que é nada mais do que um resumo de tudo o que condomínio gastou. Isso vai desde pagamento de funcionários, manutenções de áreas comuns até gastos que não estavam previstos no orçamento inicial do condomínio. Além disso, está presente também o balanço contábil. Tal documento é abrangente e detalhado. Dividido em três partes, deve conter: contas pessoais onde são incluídos salários, férias, entre outros; contas fixas como água, luz, taxas, manutenção de elevadores, etc.; e variáveis que descrevem limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, jardinagem, entre outros.
Assembleias de condomínio
Estar presente nas assembleias e manter sobre controle possíveis conflitos são práticas imprescindíveis. É função do síndico sugerir medidas coerentes, viáveis e pacificadoras durante estes encontros. Além disso, ele tem papel fundamental na redação da ata das reuniões, documentando todas as medidas definidas em comum acordo, tornando todo trabalho transparente e eficiente para todos os condôminos.
Armazenamento de documentos
Contabilidade para os síndicos por vezes pode ser burocrática. São inúmeros documentos gerados todo mês que precisam ser armazenados com segurança. Recibos, processos, certidões e papeis que não acabam mais. Por garantia, mantenha-os bem armazenados. Se possível, contrate serviços digitais que façam um backup de todos os materiais e os deixem hospedado na internet, evitando assim perdas inesperadas e ajudando na economia de papel.
Cuidado com as leis
Atenção com as leis que regem os condomínios. Esteja sempre ciente e em dia com as obrigatoriedades que isso requer. Exemplo disso é o recolhimento da retenção da parte do INSS dos funcionários autônomos.
Faça as retenções e os devidos recolhimentos de todas as empresas que fazem algum tipo de trabalho para o condomínio. É importante frisar que a administração não deve repassar estes encargos para os condôminos, por tal trabalho já estar no escopo de suas obrigações.
Siga seu trabalho com transparência, ética e confiança. O dinheiro de muitos moradores passará pelas suas mãos e é preciso honestidade e comprometimento para que sua administração exerça um papel contábil eficiente.
